ניהול רישום נוכחות

.1 כללי .2 מעקב אחר הנוכחות .3 מעקב אחר הנוכחות - המסר הסמוי .4 אופן רישום הנוכחות .5 חובת הדיווח

1. כללי רישום הנוכחות במוסד החינוך חשוב מהיבטים רבים וביניהם: חוק לימוד חובה, חוזר מנכ"ל "מביקור סדיר למניעת נשירה", שיפור יכולת האחריות וההתמדה בקרב התלמידים, האפשרות לתת התראה לצוות החינוכי ולהורים, דאגה לשלום התלמיד, הפניית תשומת ליבו לצורך בהשלמת הפערים וכן לצורך איתור מקרים חריגים ומתן סיוע. משום כך על מנהל מוסד חינוך להקפיד על רישום נוכחותם של כל התלמידים הנכללים במצבת התלמידים ולנהל רישום מסודר מדי יום בכל שעות הלימוד.

2. מעקב אחר הנוכחות בהתאם לחוק לימוד חובה חלה חובה על הורי התלמיד לדאוג לנוכחות סדירה של ילדם במוסד חינוך. ניהול רישום הנוכחות הוא באחריות מנהל מוסד החינוך. ניהול הרישום מאפשר למערכת החינוך ולרשות המקומית להפעיל סנקציות בהתאם לדין ובהתאם לחוזרי המנכ"ל כלפי תלמיד או הוריו במקרים שבהם התלמיד אינו מבקר באופן סדיר במוסד החינוך, בתנאי שמנהל מוסד החינוך שלח להורי התלמיד הודעה על כך בכתב.

3. מעקב אחר הנוכחות - המסר הסמוי נוכחות התלמידים בשיעור בבית הספר או בפעילות בגן אינה מסתכמת בזווית המינהלית והיא משמעותית מעבר לכך בהיבט הרגשי והחברתי. תלמיד צריך לחוש רצוי ומורגש בגן ובבית הספר. תלמיד צריך לדעת שנוכחותו בעלת משמעות וכאשר הוא חסר, המורה, הגננת והחברים לכיתה מתעניינים בשלומו, ולא רק מציינים זאת ביומן הנוכחות. תלמיד שמרגיש חשוב ומשמעותי, יפיק יותר מהלימודים ומהאינטראקציה החברתית.

4. אופן רישום הנוכחות

א. בגני הילדים יתבצע רישום הנוכחות באחת משתי הדרכים הבאות בהתאם להחלטתה של מנהלת הגן: - באופן מקוון באמצעות טופס נוכחות ילדים של משרד החינוך - באופן ידני ברשימה שמית שתונח במקום שמור מטעמי אבטחת מידע ופרטיות הילדים אין למלא אלא בשני אופנים אלו בלבד.

ב. בבתי הספר יתבצע הרישום במערכת מקוונת בהתאם למידע המופיע בפורטל מוסדות חינוך " ניהול פדגוגי מקוון – תוכנות ניהול פדגוגי " אשר מתעדכן מעת לעת. את הרישום יש לבצע בזמן אמת או בסמוך לו באותו יום.

ג. אם לבית הספר יש קושי לממש הוראה זו בשל נסיבות שונות כגון היעדר תשתית אינטרנט, פערי תקצוב או כל סיבה אחרת, עליו לפנות למנהל המחוז כדי לבקש פטור מניהול דיגיטלי של הנתונים לשנת הלימודים הבאה ולנהל רישום ידני.

ד. במקרים שבהם מנהל מוסד החינוך יהיה מעוניין להפעיל אמצעים טכנולוגיים אחרים לבדיקת נוכחות התלמידים במוסד החינוך, עליו לקבל אישור מראש ובכתב מאת מינהל טכנולוגיות דיגיטליות ומידע במשרד החינוך, שאותו אמצעי טכנולוגי אינו מפר את הקבוע בחוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-198 .1

ה. חלה חובה לשמור את המידע על אודות רישום הנוכחות עד הגיעו של תלמיד לגיל 28 בהתאם לחוזר "ביעור רשומות בבית הספר". למען הסר ספק, בתי ספר שאינם מתנהלים באופן מקוון כאמור, אינם פטורים מניהול הנתונים המפורטים בחוזר זה, ובמקרים חריגים אלו על בית הספר לנהל את הנתונים באופן ידני או מקומי בשנת הלימודים הקרובה עד הסדרת התנאים המאפשרים ניהול דיגיטלי של הנתונים.

5. חובת הדיווח מערכת החינוך מחויבת בדיווח על נוכחות התלמידים לכמה גורמים:

א. להורי התלמיד – על ההורים או על האפוטרופסים החוקיים חלים חוקי החינוך ויש לעדכן אותם לגבי היעדרות של ילדם בהתאם לחוזר " מביקור סדיר למניעת נשירה ".

ב. לקצין ביקור סדיר – במקרה שבו נוכחותו של התלמיד אינה סדירה יש לערב את קצין הביקור הסדיר הפועל מטעם הרשות המקומית שהילד מתגורר בה. ראו נוהל מפורט בחוזר " מביקור סדיר למניעת נשירה ".

ג. למשרד החינוך - אם המשרד ביקש זאת - לרבות לצורכי בקרה וביקורת.