קליטת מנהל חדש בבית ספר – תהליך החפיפה

.1 רקע .2 מהלך העברת התפקיד מהמנהל היוצא למנהל הנכנס .2.1 כללי .2.2 מטרות החפיפה .2.3 משך העברת התפקיד .2.4 השותפים בתהליך החפיפה .2.5 תוכנית העבודה: .2.6 תשתית לשיח נספח 1: תכנון פגישות חפיפה – מנהל יוצא ומנהל נכנס נספח 2:

מכתב סיום והתחלה*

1. רקע הכניסה לתפקיד של מנהל חדש (תהליך ה ־ Induction ) מלווה באתגרים רבים המחייבים תהליך חפיפה מסודר ומאורגן בין המנהל היוצא למנהל הנכנס תהליך החפיפה הוא האמצעי הלימודי המשמעותי ביותר עבור המנהל הנכנס. הוא מאפשר לו נגישות וזמינות למידע, למידה מבעל הניסיון והיכרות עם בית הספר ועם המערכת כולה מקרוב ובאופן בלתי אמצעי. תהליך מסודר של חפיפה בין המנהל יוצא למנהל הנכנס נועד להביא לקיצור משמעותי בזמן הלמידה וההפנמה של התפקיד, לאפשר שמירת רצף תפקודי של המערכת ושל הצוות, למנוע בעיות העלולות להתעורר בעקבות חילופי המנהלים ולאפשר למנהל החדש "נחיתה רכה" בכניסה לתפקידו. ניצול יעיל ונכון של תהליך החפיפה מעלה את רמת המוכנות ש ל המנהל הנכנס הן במישור המנטלי הן במישור המעשי. במפגשים בין המנהל היוצא למנהל הנכנס חשוב למקד את השיח בקבלת המידע האישי, הייחודי והבלעדי שנצבר במהלך תקופת הניהו ל של המנהל היוצא. מידע זה כולל מיומנויות, דרכי עבודה, אמונות, חזון, ערכים, לקחים ותובנות.

2. מהלך העברת התפקיד מהמנהל היוצא למנהל הנכנס

2.1. כללי העברת תפקיד המנהל היוצא למנהל הנכנס היא תהליך המשמש בסיס לשימור ידע ארגוני-ניהולי ולשמירה על עקביות ועל רצף חינוכי. תהליך זה מאפשר קליטה יעילה ויכולת תפקוד מהירה של המנהל הנכנס, ומסייע לגיבוש תפיסת התפקיד שלו.

2.2. מטרות החפיפה

א. לסייע לקליטה מוצלחת של המנהל החדש

ב. להעביר את הידע ואת הניסיון הנצבר הקיים מהמנהל היוצא למנהל הנכנס

ג. להכיר למנהל הנכנס את המאפיינים הייחודיים של בית הספר ושל מגוון אוכלוסיות התלמידים

ד. לשמור על רציפות ברמת הארגון וברמת הפרט

ה. לסייע למנהל הנכנס בגיבוש תפיסת התפקיד החדש

ו. עבור בתי ספר וכיתות ייחודיות לנוער בסיכון - לאפשר את העברת עקרונות הפדגוגיה הטיפולית, לשם המשך טיפול בתלמידים על הרצף הסיכוני ובכיתות ייחודיות לנוער בסיכון.

2.3. משך העברת התפקיד משך החפיפה נתון לשיקול דעתם של שני המנהלים. החפיפה האופטימלית תימשך בין ארבע לשש פגישות.

2.4. השותפים בתהליך החפיפה השותפים העיקריים יהיו המנהל היוצא והמנהל הנכנס, מפקח בית הספר ומנהל מחלקת החינוך ברשות המקומית/בעלות. כמו כן יתקיימו, על פי הצורך, פגישות משותפות עם אנשי צוות מרכזיים: הנהלת בית הספר , רכזי השכבות, מובילי הת ו כניות הייחודיות וממונים על האוכלוסיות המיוחדות בבית הספר, וכן עם דמויות מפתח, כגון יו"ר הנהגת ההורים, סגן המנהל, היועץ, המזכיר, השירות הפסיכולוגי, המתי"א , רכזים ועוד.

2.5. תוכנית העבודה:

2.5.1 "רצוי לגבש יחד ולתכנן כל פגישה כדי למצותה עד תום. המטרה היא להשאיר יותר זמן ללמידה, מה שמעניק הזדמנות להיכרות אישית, שתהיה בסיס לקליטה נכונה יותר של המנהל הנכנס, ומתוך כך להתנהלות מיטבית יותר של כלל המערכת הבית ספרית" ( מעובד מתוך המדריך לכניסה לתפקיד בכיר במשרדי הממשלה, יולי 2013 , נציבות שירות המדינה, האגף הבכיר להדרכה, להשכלה ולרווחה).

2.5.2 האחריות לקיום תהליך חפיפה מוצלח היא של שני המנהלים, היוצא והנכנס. בפגישה הראשונה יש לבנות תוכנית עבודה משותפת ולהגדיר באופן ברור ולפי סדר עדיפויות את הנושאים שישמשו תשתית לשיח במהלך החפיפה (סעיף

2.6). יש לתאם מראש את המועדים למפגשים, את התכנים ואת הזמן הנדרש לכל פגישה. כמו כן יש להגדיר מי הם בעלי התפקידים, שמומלץ לקיים עימם פגישות משותפות בעת תהליך החפיפה ( ראו ס"ק

2.4 לעיל ונספח 1- כלי עזר לתכנון החפיפה). המלצה : אם לוח הזמנים מאפשר זאת, כדאי להציג את המנהל הנכנס לצוות בית הספר. תיק חפיפה

2.5.3 על המנהל היוצא לערוך בעוד מועד "תיק חפיפה" מובנה ומסודר שיחייב את כל הגורמים במשרד החינוך וברשות. תיק החפיפה מסייע בהעברה מרוכזת וברורה של הידע הנדרש לצורך ביצוע התפקיד ומאפשר את המשך התנהלותו התקינה של בית הספר, וכן עשוי להקטין את הנזק הפוטנציאלי הנגרם מפרישה של מנהל. בבתי הספר היסודיים על התיק להכיל את הנתונים האלה :

א. מסמכי יסוד - תעודת זהות בית-ספרית: סמל המוסד, שם מפקח בית הספר ומפקח החינוך המיוחד, הרשות המקומית, מספר התלמידים, מספר הכיתות, לרבות כיתות חינוך מיוחד ( אם יש ) , מספר אנשי הצוות, כתובת בית הספר (ובכלל זה כתובת המייל שלו), אתר בית הספר וטלפונים - רשימת רפרנטים של משרד החינוך בתחומים השונים - סיסמאות כניסה לאתרי משרד החינוך - ה"אני מאמין" הבית-ספרי - מטרות בית הספר ויעדיו - התקנון או "אורחות חיים" - תוכנית עבודה מקושרת משאבים - מערכת גפ"ן - המבנה הארגוני - הגדרות תפקידים - התחזית לתכנון של צוות בית הספר - תוכניות עבודה של המשרד - תוכניות עבודה י י שוביו ת ככל שישנן

ב. מסמכי עבודה - דגשי עבודה לתקופה הקרובה - החלטות חשובות שצריך לקבל - לוח גאנט בית ספרי - אירועים מתוכננים לטווח הקרוב - תיאור וסטטוס של פרויקטים שטרם הסתיימו - מערך הכספים הבית-ספרי - נתוני משכית - נתוני תקנט - פריסת תקן בית-ספרי ("סדין"), כולל מערכת השעות - תשתית לחוזר תשלומי הורים - אישור בטיחות לשנת הלימודים החדשה - אישור מהמשטרה לגברים הנכנסים לבית הספר (בהתאם לחוק למניעת ה עסקה של עברייני מין במוסדות מסו ימים, התשס"א 2001) - אישור העסקה לעובד הוראה בבתי ספר בחינוך מוכר שאינו רשמי ( מוכש"ר ) - אישורי בריאות - אישור להעלאת תצלומי תלמידים לאתר בית הספר - אישור ועדה מלווה וסיכום החלטות בבתי הספר העל- יסודיים, חטיבות ביניים וחטיבות עליונות על החפיפה להקיף את הנושאים האלה :

א. מסמכי יסוד - תעודת זהות בית-ספרית: סמל המוסד, שם מפקח בית הספר ומפקח החינוך המיוחד, הרשות המקומית, מספר התלמידים, מספר הכיתות לרבות כיתות חינוך מיוחד (אם יש?) , מספר אנשי הצוות, כתובת בית הספר (ובכלל זה כתובת המייל שלו), אתר בית הספר וטלפונים - סיסמאות לאתרי משרד החינוך כגון: גפ"ן , משוב וכדומה - ה"אני מאמין" הבית-ספרי - מטרות בית הספר ויעדיו - תקנון בית הספר או "אורחות חיים" - תוכנית עבודה מקושרת-משאבים - תקן שעות - עובדי הוראה משותפים לחטיבת הביניים ולתיכון – בבית ס פר שש- שנתי - המבנה הארגוני - הגדרות תפקידים - ת ו כניות רצפים ומגמות לימוד – בבית ספר שש - שנתי - תוכניות עבודה של המשרד - תוכניות עבודה י י שוביו ת ככל שישנן

ב. מסמכי עבודה - מסמכי ועדה מלווה - דגשי עבודה לתקופה הקרובה- בדגש על העברת עקרונות הפדגוגיה הטיפולית , לשם המשך טיפול בתלמידים על הרצף הסיכוני ובכיתות ייחודיות לנוער בסיכון - לוח גאנט בית ספרי שנתי - אירועים מתוכננים לטווח הקרוב - תיאור וסטטוס של פרויקטים שטרם הסתיימו - מערך הכספים הבית-ספרי - מערכת השעות: מבנה, שיקולים ואילוצים - תשתית לחוזר תשלומי הורים - אישור בטיחות לשנת הלימודים החדשה - אישור מהמשטרה לגברים הנכנסים לבית הספר (בהתאם לחוק למניעת העסקה של עברייני מין במוסדות מסוימים, תשס"א 2001) - אישור העסקה לעובד הוראה בבתי ספר בחינוך מוכר שאינו רשמי ( מוכש"ר ) - אישור להעלאת תצלומי תלמידים לאתר בית הספר - אישור למתנדבים

2.6. תשתית לשיח בחינוך היסודי ובחינוך העל- יסודי יש לקבוע את הנושאים לחפיפה שישמשו תשתית לשיח בעת בניית המפגשים המשותפים, ובכלל זה ההיבטים המפורטים להלן:

א. היבטים ארגוניים - פרופיל של כלל אנשי הצוות (עובדי הוראה ועובדי מנהלה: עובדי הוראה - משרד החינוך, עובדי הוראה ומנהלה המועסקים ע ל ידי הרשות/בעלות שקיבלה רישיון להפעלת בית הספר, עובדי תל"ן וכולי ) הכולל נתונים אלה: היקף המשרה, הוותק בבעלות/במשרד החינוך, הוותק בבית הספר, התפקיד, נתוני הפיתוח המקצועי - העסקה במסגרת עוז לתמורה, אופק חדש או טרום רפורמות - רשימת אנשי צוות שכדאי להיפגש איתם בשלב הראשון של הכניסה לתפקיד - המבנה הארגוני: צוות ניהול מצומצם, צוות ניהול מורחב, רכזים, בעלי תפקידים, הגדרת תפקידים ותחומי אחריות, גמישות פדגוגית ייחודית - ממשקי עבודה: פיקוח משרד החינוך, יחידות כ ו ח אדם בהוראה, חשבות ותקן במחוז, מתי"א , הרשות המקומית/בעלות - מחלקות המועצה ובמיוח ד מחלקת החינוך, השירות הפסיכולוגי, מחלקת הרווחה, תוכניות חיצוניות - ועד המורים - ההורים: הנהגת ההורים, דמויות מפתח, דרכי תקשורת, פעילויות משותפות (חברתיות, קהילתיות) - המשאבים: שעות תקן, שעות חינוך מיוחד, שעות רשות; - כספים - ניהול עצמי, כספי הורים, אגרת תשלומים, תשלומי תל"ן , גורמים חיצוניים, גפ"ן - פעילויות שהן חלק מהמסורת הבית-ספרית - תיאום המועד להעברת חתימות בחשבונות הבנק - נושאים שטיפולם טרם הסתיים בכל התחומים (משברים, תהליך פדגוגי, שיפוצי קיץ) - ביטחון ובטיחות - סיור היכרות בבית הספר

ב. היבטים פדגוגיים - תוכנית עבודה, תוכניות שנקנו בגפ"ן ולו"ז בית-ספרי לשנת הלימודים הכולל את כל האירועים והפעילויות, מועדי ההשתלמויות ועוד - תוכניות לימודים בדגש על גמישות פדגוגית - י י חודיות בית הספר - כלים למיפוי תהליכי הוראה ולמידה: מועדים מתוכננים, אח"מ , אסיף, מבחני איתור מחוננים, מבחנים פנימיים - תמונת מצב של הכיתות בהיבטי ם הלימודיים, האישיים, החברתיים והקהילתיים - תוכנית בית ספרית להכלה ולהשתלבות של תלמידים עם - מגוון צרכים מיוחדים - פיתוח מקצועי, פנים- בית ספרי ומסגרות חוץ - בית ספריות: ההשתלמויות וקהילות, בשנתיים האחרונות וזו המתוכננת לשנה הקרובה - הדרכות בית-ספריות פנימיות וחיצוניות - חינוך מיוחד: הכיתות, משאבי התקן, ממשקי העבודה עם מתי"א , עם השירות הפסיכולוגי ועם גורמים נוספים. לו"ז ועדות מתוקף חוק החינוך המיוחד - ת ו כניות וכיתות לתלמידים על הרצף הסיכוני על בסיס עקרונות הפדגוגיה הטיפולית ובשיתוף אגף א' חינוך ילדים ונוער בסיכון (מפקחי שח"ר במחוזות, קב"סים , עובדי קד" ן ) בתהליך החפיפה מועבר גם מידע שאינו פורמלי. יש לעשות זאת ב תוך הקפדה ושמירה על אתיקה מקצועית. נספח 1: תכנון פגישות חפיפה – מנהל יוצא ומנהל נכנס מס פר התאריך הנושא המשתתפים הערות 1 מפקח/נציג רשות 2 3 4 5 6 נספח 2: מכתב סיום והתחלה* לכבוד ................................... מנהל בית-ספר ............... , ..................... ....................... מסיים ב-31 באוגוסט את תפקידו. שם בית-ספר שם פרטי שם משפחה החל מ-1 בספטמבר ......... ינהל את בית- הספר ..................... ....................... שם פרטי שם משפחה מספר הטלפון הנייד:............................. כתובת הדוא״ל:................................. ______________ * באחריות המנהל היוצא לכתוב את המכתב ולהפיצו לכלל ממשקי העבודה שיש לבית הספר: משרד החינוך, הרשות המקומית, מתי"א , השירות הפסיכולוגי, הת ו כנית הלאומית 360 , נציג קר " ב ביישוב וחברות שיש להן קשרי עבודה עם בית הספר.